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12. 山东泛海公益基金会公文处理制度

                                                                               第一章  总则

第一条 为促进山东泛海公益基金会建立专业、规范的运营管理模式,提高基金会公文处理质量和效率,使公文处理工作规范化、制度化、科学化,现结合实际,制定本制度。
       第二条 公文(含纸质文件和OA电子文件)是基金会在工作过程中形成的具有权威性、工作约束力和规范体式的文书;是基金会开展工作的重要工具。
       第三条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联衔接有序的工作。
       第四条 公文处理坚持实事求是、精简高效、安全保密原则,做到及时、准确、安全、统一。
       第五条 基金会办公室为公文管理机构,负责公文管理工作。其他部门要相互配合,共同做好公文处理工作。全体工作人员要严格执行本制度。
       第六条 基金会领导应高度重视公文处理工作,并加强对公文处理工作的领导和检查。

                                                                             第二章  公文种类

第七条 常用公文种类主要包括:
      (一)指挥性公文
       1. 决定  适用于安排重要事项或者重大行动,奖惩有关部门及人员,变更或者撤销下级不适当决定的事项。
       2. 决议  适用于经过会议讨论通过并要求有关单位或个人贯彻执行的事项。
       3. 批复  适用于答复下级请示事项。
      (二)知照性公文
       1. 通知  适用于传达需要办理、执行或周知的事项,适用于发布规章制度、批转和转发公文。
       2. 通报  适用于在一定范围内公布应该遵循或者周知的事项。
       3. 函  适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
      (三)报请性公文
       1. 报告  适用于向上级单位汇报工作、反映情况,答复上级单位的询问。
       2. 请示  适用于向上级单位请求指示、批准。
       3. 简报  适用于汇报工作、交流信息、指导工作、宣传教育等事项。
      (四)其他公文
       1. 议案  适用于提请审议事项、提请审议重大方案、提议审议人员任免的事项。
       2. 意见  适用于提出执行意见,要求批转执行或提供参考意见的事项。
       3. 会议纪要  适用于记载、传达会议情况和议定事项。
       第八条 其他计划性、记录性、经济类、讲话类、合同类及日常各类公文,应参照本制度规定并结合日常规范行文。   

                                                                第三章  公文格式

第九条 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄报单位、抄送单位、印发单位、印发日期和页码等组成。
      (一) 密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个层次。涉及基金会秘密的公文,应当标明密级和保密期限,其中“绝密”、“机密”公文应当标明份数、序号。
      (二) 紧急公文应当根据紧急程度,分别标明“特急”、“急件”。
      (三) 发文单位标识应当使用发文单位全称加“文件”二字组成,联合发文,主办单位排列在前。
      (四) 发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文,只标明主办单位发文字号。
      (五) 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除规章制度名称加书名号外,一般不用标点符号。
      (六) 主送单位公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。
      (七) 正文。公文的主体,用来表述公文的内容。印发、转发公文的,印发转发的内容应当作为正文,不标注为附件。
      (八) 公文中如有附件,应当注明附件顺序和名称,应当标注在正文之后,成文日期之前。
      (九) 公文除“会议纪要”外,应当加盖相关印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文单位都应加盖印章。
      (十) 成文日期以负责人签发的日期为准;联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准;经会议讨论通过的公文,以会议通过日期为准。
      (十一) 公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。报送有关主管单位的公文,应当在附注中注明联系人姓名和电话。
      (十二) 主题词是用于揭示公文内容,便于检索查询的规范词。主题词标引一般不超过5个,标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映内容的词,再标反映形式的词。
      (十三)抄报单位指除主送单位外需要知晓公文的其他上级单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。
      (十四)抄送单位指除主送单位外需要执行或者知晓公文的其他有关单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。
      (十五) 公文的版式按照标准规定执行。
       第十条 除特殊需要外,公文用纸一般采用标准A4型纸张(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
       第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照国家标准和规定执行。

                                                                        第四章  行文规则

第十二条 行文应当确有必要,注重效用。
       第十三条 基金会内设部门除办公室外不得对外行文。行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。若遇以下特殊情况,可以越级行文:
       (一)情况紧急、特殊,逐级上报将延误时机造成重大损失的问题。
       (二)上级主管部门指定可以越级上报的问题。
上述越级行文,应同时抄报越过的上级主管部门,以便上级主管部门了解情况,协助办理。
       第十四条   平行单位可以联合行文,联合行文应当明确主办单位。
       第十五条   联合行文一般由主办单位首先签署意见,协办单位依次会签,特殊情况可通过传真等形式会签。
联合行文的各单位之间对有关问题未经协商一致,不得各自行文。如擅自行文,上级单位或者公文管理部门有权责令纠正或者撤销。
       第十六条   向下级单位或者本基金会的重要行文,应同时抄报直接上级单位。
       第十七条   请示的公文应一文一事,一般只写一个主送单位,如需同时送其他单位,应用抄送形式,但不得抄送其下级单位。
       第十八条  报告等非请示公文中不得夹带请示事项。

                                                                    第五章  发文办理

第十九条  发文办理是指制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮写、印制、用印、登记、分发等程序。
       第二十条  草拟公文应做到:
      (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定,符合基金会的规章制度。
      (二)观点明确,条理清晰,内容真实,结构严谨,表述正确,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
      (三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
      (四)拟制紧急公文,应当体现紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度。
      (五)人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义,日期应当写明具体年、月、日。
      (六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
      (七)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
      (八)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
       第二十一条    拟制公文,对涉及其他单位职权范围内的事项,主办单位应当主动与有关单位协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办单位的主要负责人应当先出面协调,仍不能取得一致时,主办单位可以列明各方理由,提出建设性意见,并与有关单位会签后报送上级单位协调或裁定。
       第二十二条    公文报送基金会领导签发前,应当由基金会办公室进行审核,审核重点:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式等是否符合本制度的有关规定。
       第二十三条   以基金会理事会、基金会名义制发的公文,由基金会秘书长审核,由理事长或副理事长签发。
       第二十四条   公文正式印制前,文秘人员应当对文件进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。公文复核无误,由文秘人员按规定统一编号;经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
       第二十五条   基金会办公室应指定专人负责公文递送,领取人需在《发文单》)上签署姓名、日期。
       第二十六条   异地公文往来,可采用传真方式,如有必要,再邮寄原件,同时在《发文单》上记录。密级文件经基金会领导同意后方可邮寄。
       第二十七条   以基金会名义对外报送的公文,应使用印有基金会标识的专用纸张。

                                                         第六章  收文办理

第二十八条   收文办理是指收到公文后办理的过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
       第二十九条   收到公文后,收文人员填写《公文处理单》),及时提出拟办意见,阅件需附《文件传阅单》。需两个或两个以上部门办理的公文应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限,并及时报送。
       第三十条   各承办部门或人员收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办部门并书面说明理由。
       第三十一条   公文办理中遇到涉及其他部门职权的事项,主办部门或人员应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门的主要负责人应出面协调,仍不能取得一致时,主办单位可以列明各方理由,提出建设性意见,并与有关单位会签后报送上级单位协调或裁定。
       第三十二条   审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
       第三十三条   送基金会领导批示或者交有关部门办理的公文,文秘人员要按照规定的时限及时催办。 

                                                                        第七章  公文归档

第三十四条 公文办理完毕后,应当根据档案管理制度的有关规定及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
       第三十五条   归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映基金会的主要工作情况,便于保管和利用。归档的公文要确定保管期限。
       第三十六条   联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位根据文件内容可选择保存复印件或其他形式的公文副本。
       第三十七条   本单位负责人兼任其他单位职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职单位整理(立卷)、归档。
       第三十八条   拟制、修改和签批的公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。书写应使用黑色或蓝黑色毛笔、钢笔或签字笔,签字处需本人手签,不得打印或使用名章。

                                                                   第八章  公文管理
 

第三十九条  基金会公办公室要不断完善公文管理的各项制度。
       第四十条 基金会内部通用的各类公文表格不得随意改动,新启用或修改的表格应报基金会领导审批,印发启用通知后方可使用。
       第四十一条 基金会与各相关联单位的公文往来由基金会办公室负责。
       第四十二条 公文复印件作为正式文件使用时,应当加盖复印单位印章。
       第四十三条 公文被撤销,视为自始无效力;公文被废止,视为自废止之日起无效力。
       第四十四条 不具备存档和存查价值的公文,经过鉴别并报基金会领导批准后,方可销毁。
       第四十五条 销毁秘密公文应当到指定地点由二人以上监销,保证不丢失、不漏销,其中销毁绝密公文应当进行登记。
       工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

                                                      第九章  附则

第四十六条   公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
       第四十七条   接听公务电话要有电话记录。电话记录处理办法按照公文处理规定办理。
       第四十八条   基金会办公室对上级单位和本基金会下发公文的贯彻落实情况应当进行监督检查,督促落实。
       第四十九条   本制度由基金会办公室负责解释。
       第五十条      本制度自印发之日起执行。

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