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10. 泛海公益基金会档案管理制度

                                                                             第一章  总则

第一条  为了更好地保存和使用档案资料,适应基金会发展的需要,特制定本制度。
       第二条  本制度适用于基金会全体工作人员。
       第三条  基金会档案是在基金会各项工作和业务活动中形成的具有保存价值的各种载体,包括但不限于各类文书、图片、照片、声像、实物等。

                                                                  第二章  组织机构及职责

第四条  根据实际情况,基金会建立由综合档案室和部门资料室组成的档案资料管理系统,实行相对统一、部分集中的管理方式。
       第五条  综合档案室隶属于基金会办公室,其职责是:
     (一)贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策,建立健全各项规章制度。
     (二)管理基金会档案,负责对所管档案资料的归档、立卷,并提供查阅使用服务。
     (三)对基金会各部门档案资料的形成、积累和归档实施业务指导,统一协调基金会的档案管理工作。
     (四) 提升档案管理的电脑自动化运作,提高工作效率。
       第六条  基金会办公室负责综合档案室的管理工作。基金会各部门设立资料员专职或兼职负责本部门档案资料的收集、整理、保管、检索、使用及部门资料室的管理,按照规定向基金会综合档案室或社会有关档案馆移交档案。档案管理员和资料员应加强学习,提高专业水平。
       第七条  基金会对拟任档案员应进行严格的挑选,对档案员任职资格进行严格核定,对档案员的工作进行严格管理。

                                                           第三章  档案归集和基本要求

第八条  基金会所有档案资料分部门负责,综合档案室部分集中。即各部门的一般档案资料由本部门归集,重要档案资料和到规定时间应集中入档的档案资料由综合档案室归集。
       第九条  凡记述反映基金会业务活动,且有长期和重要参考价值的各种文字图表、声像资料,如申请、报告文件、合同、证明(件)、执照、证书、图纸(包括其他所有加盖公章及附有签字的资料)等均需及时归档。
        第十条  基金会的文书档案、固定资产档案(产权证书、贵重设备仪器的技术文件)、声像档案(文字说明、照片及底片、录像带、录音带)、出版物档案(宣传性的报刊广告书籍)、实物档案(奖状、奖杯、锦旗)等由综合档案室收集入档,每年三月底以前各承办人、使用人协助完成归档工作。
       第十一条  财会档案由财务部按有关规定办理。
       第十二条  基金会涉及各类捐赠合同、资助合同及其他类经济合同等由主办部门负责归集,原件交综合档案室。财务部据以入账的各类合同使用复印件。
       第十三条  基金会对外法律事务文件资料、内部审计文件资料及人事档案由基金会办公室归集管理,定期移交到综合档案室归档。
       第十四条  综合档案室收存的档案资料要求为原件,确无原件提供的,可用秘书长或副秘书长签字的复印件代替。
       第十五条  档案档号由三部分组成:部门代码+归档年份+件号。

                                                                 第四章  档案管理和检查

第十六条  基金会档案实行责任人制度,综合档案室由基金会办公室指定一名员工专职或兼职负责,各部门指定一至二名员工作为资料员专职或兼职负责本部门档案工作,为直接责任人;各部门负责人是档案管理的第一责任人。
       综合档案室与各部门资料员随时联系,就档案管理问题进行必要的沟通讨论。
       第十七条  综合档案室的档案资料,特别是文书档案应在每年的四月底前按类别装订成册,并立卷。装订档案要准确、齐全、美观,永久和长期案卷必须采用质量好的卷皮装订;档案立卷应编制案卷目录,完整填写卷内文件目录、备考表,清楚填写案卷封面。
       第十八条  科学地对档案编号,部门档案移交到综合档案室时应就重新编号事宜协调意见,统一号码和记录,防止出现一档多号的情况。
       第十九条  归档的档案做到书写规范字迹清晰,严禁使用铅笔、彩笔、圆珠笔、纯蓝及红墨水笔书写,禁止复写纸复写。热敏传真件不得归档。
       第二十条  严格执行档案资料的收发使用程序、要求,档案资料的接收移交、外送等,经办人之间必须有完备的签字手续、过程记录;任何人、任何单位未经批准不得擅自销毁档案。
       第二十一条  建立档案检查制度。定期由综合档案室组织开展对各部门档案管理情况进行检查(一季度一次),重点检查各部门已经发生的合同资料,主要文件是否向综合档案室及时归档,有无遗漏,以及综合档案室对档案的整理保管情况。
       第二十二条  建立档案工作责任追究制度,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,按规定进行处理。

                                                       第五章  档案的利用、鉴定、销毁

第二十三条  部门所保管的档案资料在本部门开展工作需要时使用,其他部门员工需借阅、查阅使用,必须经部门负责人同意。非基金会人员需使用的,应严格控制,并须经秘书长或副秘书长批准。
       第二十四条  综合档案室为全体员工开展工作服务。查阅档案资料,应在指定地点。一般不得将原件带出档案室,特殊情况需将原件带出室外,须经基金会办公室负责人批准;档案资料原则上不得复印,确需复印的,必须有申请复印档案资料部门的负责人签字,基金会办公室负责人同意。重要档案复印,还应经基金会秘书长批准后,档案室方可为其复印。
        第二十五条  基金会所有经济合同,重要会议的会议纪要、决议、人事档案,必须经秘书长批准方可外借。借出人应办好登记手续,并及时催还归档。
       第二十六条  属于基金会秘密文件、资料的拟稿、打印、收发、递送、阅办、复制、摘抄、保存、归档和销毁,要严格遵守基金会档案管理和保密工作的相关规定。密级文件、资料要做到专人、专柜、专室管理。
       第二十七条  采用计算机或有关现代化设备存取、处理、传递的基金会文件资料,应委派专人负责管理,定期进行检查。在电子设备上存储的绝密和机密文件,应当设定密码。
       第二十八条  查阅、借阅、复印档案资料,按以上规定须报批,审批单上应有批准人的签字。
       第二十九条  综合档案室不对外开放,只限于内部服务。
       第三十条  每年四月底以前,综合档案室要完成对上一年度档案的鉴定工作,判定其保管期限,列出到期应销毁档案清单,经基金会办公室负责人复核并报经秘书长批准后方可进行销毁。档案的销毁必须有两人以上监销。

                                                                          第六章  附则

第三十一条  本制度由基金会办公室负责解释。
       第三十二条  本制度自印发之日起执行。

 

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